Adjoint(e) administratif(ve)

Provencher_ Roy est présentement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve). L'adjoint(e) administratif(ve) sera responsable d’offrir son soutien à un groupe d’associés d’un même studio, notamment en ce qui concerne la gestion de projet, la gestion de documents, gestion du temps. Le poste offrira à son futur détenteur l’opportunité d’accomplir divers défis tels que :

• Rédiger des lettres, correspondances et des rapports, en assurer le formatage;
• Participer à la rédaction d’offres de services et de proposition d’honoraires;
• Réviser des documents au niveau de la mise en page, orthographe, traduction;
• Créer et mettre à jour divers tableaux Excel;
• Préparer des plans de travail et échéancier;
• Effectuer du classement et chercher des documents (gestion documentaire);
• Coordonner, planifier et organiser la tenue de réunions et s'assurer de la bonne logistique de chacune de celles-ci;
• Rédiger des comptes rendus des rencontres studio ou rencontres client;
• Gérer l’ensemble de l’horaire de l’associé, en coordonnant les disponibilités, les rencontres en personne, les déplacements, en établissant un emploi du temps efficace et en effectuant toutes les réservations et inscriptions nécessaires;
• Prendre les appels, courriels et courrier de l’associé, lui transmettre les messages, traiter les demandes ainsi que les documents et la correspondance, contacter les clients pour assurer le suivi;
• Traiter le rapport de dépenses;
• Exécuter toutes autres tâches connexes.

VOS QUALIFICATIONS

• Diplôme d’étude professionnel ou technique en secrétariat ou en administration;
• Minimum de 5 ans dans un poste de soutien administratif;
• Maîtrise de la suite MS Office (Outlook, Excel, Word, Power Point, MS Project, Teams);
• Connaissance de InDesign et Adobe;
• Connaissance de Change Point (un atout);
• Bilinguisme (anglais et français) tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Autonomie;
• Diplomatie / discrétion;
• Structuré / organisé;
• Bonne capacité à gérer le stress.

Salaire et avantages

• Assurances collectives et compte de gestion santé
• Cotisation annuelle à un ordre professionnel payée à 100%
• 3 à 6 semaines de vacances
• Horaires flexibles de 35h/semaine et télétravail
• Cotisation transports en commun
• 49 heures pour absence maladie
• Politique de travail hybride
• Horaire d'été
• Fruits frais chaque semaine
• Stationnement couvert pour les vélos (de mai à octobre)
• Télémédecine
• Régime de retraite (REER, RPDB)